Putni nalozi — službena putovanja i obračun

Što ćete saznati u ovom članku?

U ovom članku saznat ćete:

• što je putni nalog
• kada je potrebno izdati putni nalog
• koje podatke mora sadržavati
• koje se vrste troškova mogu obračunati
• kako se obračunavaju dnevnice
• kako se obračunava korištenje privatnog vozila
• koje su obveze zaposlenika i poslodavca
• kako izgleda postupak zatvaranja putnog naloga.

Što je putni nalog?

Putni nalog je dokument kojim poslodavac upućuje zaposlenika ili drugu ovlaštenu osobu na službeni put radi obavljanja poslovnih zadataka izvan uobičajenog mjesta rada.

Osim što predstavlja nalog za službeno putovanje, putni nalog služi i kao obračun svih troškova nastalih tijekom službenog puta.

Ispravno vođen putni nalog jedan je od osnovnih dokaza za priznavanje neoporezivih isplata poput dnevnica, naknade troškova prijevoza i drugih troškova službenog puta.

Kada se izdaje putni nalog?

Putni nalog izdaje se prije odlaska na službeni put.

Službenim putovanjem smatra se privremeni odlazak zaposlenika izvan mjesta rada radi obavljanja poslova za potrebe poslodavca.

Putni nalog može se izdati za:

• putovanje unutar Republike Hrvatske
• putovanje u inozemstvo
• jednodnevno službeno putovanje
• višednevno službeno putovanje.

Tko može biti upućen na službeni put?

Putni nalog može se izdati:

• zaposleniku
• članu uprave
• direktoru
• vlasniku obrta
• drugoj osobi koja za poslodavca obavlja određene poslove, ako su ispunjeni zakonski uvjeti.

Obvezni podaci putnog naloga

Putni nalog u pravilu sadrži:

• broj putnog naloga
• datum izdavanja
• podatke o poslodavcu
• podatke o osobi koja putuje
• mjesto polaska
• odredište
• svrhu putovanja
• datum i vrijeme polaska
• datum i vrijeme povratka
• prijevozno sredstvo
• podatke o vozilu ako se koristi privatni automobil
• obračun dnevnica
• obračun kilometraže
• obračun ostalih troškova
• ukupni obračun
• potpise odgovornih osoba kada su potrebni.

Troškovi koji se mogu obračunati

Na putnom nalogu mogu se evidentirati:

• dnevnice
• troškovi prijevoza
• cestarine
• tunelarine
• trajekti
• mostarine
• parkiranje
• gorivo (kada je primjenjivo)
• smještaj
• taxi
• javni prijevoz
• poslovni reprezentacijski troškovi
• ostali opravdani troškovi nastali tijekom službenog puta.

Za svaki trošak preporučuje se priložiti odgovarajući račun ili drugu vjerodostojnu dokumentaciju.

Dnevnice

Dnevnica predstavlja naknadu troškova prehrane i ostalih osobnih troškova koje zaposlenik ima tijekom službenog puta.

Pravo na dnevnicu ovisi o ukupnom trajanju službenog puta.

Službeni put u Republici Hrvatskoj

• Manje od 8 sati: nema prava na dnevnicu
• 8 do 12 sati: pola dnevnice
• Više od 12 sati: puna dnevnica

Ako je tijekom službenog puta zaposleniku osigurana prehrana na teret poslodavca ili organizatora, pravo na dnevnicu može biti umanjeno u skladu s važećim propisima.

Kod službenih putovanja u inozemstvo visina dnevnice ovisi o državi u koju zaposlenik putuje.

Korištenje privatnog automobila

Ako zaposlenik koristi vlastiti automobil u službene svrhe, može ostvariti pravo na neoporezivu naknadu po prijeđenom kilometru do propisanog neoporezivog iznosa.

Za obračun kilometraže potrebno je evidentirati:

• mjesto polaska
• odredište
• datum putovanja
• broj prijeđenih kilometara
• registracijsku oznaku vozila
• ukupni iznos naknade.

Kilometraža se obračunava prema stvarno prijeđenim kilometrima.

Akontacija za službeni put

Prije odlaska na službeni put zaposleniku se može isplatiti akontacija. Nakon završetka službenog puta izrađuje se konačni obračun.

Ako je akontacija:

• veća od konačnog obračuna, zaposlenik vraća razliku poslodavcu
• manja od konačnog obračuna, poslodavac isplaćuje razliku zaposleniku.

Obračun putnog naloga

Po završetku službenog puta potrebno je:

• evidentirati datum i vrijeme povratka
• unijeti sve nastale troškove
• obračunati dnevnice
• obračunati kilometražu
• priložiti račune i ostalu dokumentaciju
• izraditi konačni obračun
• zatvoriti putni nalog.

Tek nakon konačnog obračuna smatra se da je putni nalog završen.

Dokumentacija

Uz putni nalog preporučuje se priložiti:

• račune za smještaj
• račune za parkiranje
• račune za cestarine
• račune za javni prijevoz
• račune za taxi
• račune za trajekt
• ostale račune povezane sa službenim putovanjem.

Dokumentacija služi kao dokaz nastalih troškova i čuva se zajedno s putnim nalogom.

Česte pogreške

• izdavanje naloga nakon završetka putovanja
• nepotpuni podaci o putovanju
• nedostaju računi
• pogrešno obračunata dnevnica
• pogrešno evidentirana kilometraža
• neusklađeni datumi i vremena
• nezatvoren putni nalog
• dvostruko evidentirani troškovi.

Rok čuvanja dokumentacije

Putni nalozi i pripadajuća dokumentacija predstavljaju knjigovodstvene isprave te ih je potrebno čuvati u rokovima propisanim poreznim i računovodstvenim propisima.

Napomena

Sadržaj ovog članka izrađen je na temelju važećih propisa Republike Hrvatske koji su bili na snazi u trenutku njegove izrade. Iako e-Ured redovito ažurira sadržaj baze znanja, zakonski propisi, službena tumačenja i sudska praksa mogu se mijenjati.

Ovaj članak ima informativnu svrhu i ne predstavlja pravni, porezni niti računovodstveni savjet. Prije donošenja poslovnih odluka korisnik je dužan provjeriti primjenu važećih propisa te, prema potrebi, zatražiti mišljenje ovlaštene stručne osobe (računovođe, poreznog savjetnika ili pravnog stručnjaka).

Autor i izdavač ne odgovaraju za eventualnu štetu nastalu primjenom informacija iz ovog članka bez prethodne provjere njihove primjenjivosti na konkretan slučaj.